KINH NGHIỆM EVENT


(Ngày 09/02/2012)
Để lập kế hoạch cho việc tổ chức hội thảo hiệu quả
Event Channel - Hội thảo có lẽ là sự kiện phổ biến nhất mà các đơn vị sẽ tổ chức. Đối với những người quan tâm việc tạo ra một danh sách kiểm tra để lập kế hoạch một cuộc hội thảo, thì sau đây là một cấu trúc hiệu quả cho việc lập kế hoạch và thực hiện một cuộc hội thảo.

1. Xác mục đích tổ chức sự kiện
- Khán giả là ai?
- Chủ đề của hội thảo là gì?
- Tổ chức ở đâu?
- Tại sao mọi người sẽ tham dự?
- Lịch trình của hội thảo là gì?

2. Làm rõ các thông tin cần thiết
- Hồ sơ sự kiện (ngày, thời gian, địa điểm, địa chỉ liên lạc, vv)
- Người chịu trách nhiệm chính /thông tin liên lạc
- Thông tin liên lạc của các nhà cung cấp (suppliers)
- Thông tin/hồ sơ người tham dự
- Không gian cần thiết (ví dụ khu vực trung tâm, sức chứa khoảng 700 người,...) - xem thêm: Những điểm cần lưu ý khi lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện.
- Thực phẩm và nước uống
- Yêu cầu về Âm thanh ánh sáng
- Vận chuyển/thi công

3. Phác thảo các nhu cầu của sự kiện
- Thời gian khả thi cho sự kiện (ví dụ cuối tuần, giữa tháng,...)
- Số người tham dự
- Phong cách thiết lập phòng (bàn ghế dạng lớp học, dạng nhà hát, hay chữ U,..)
- Thời lượng của sự kiện (bao gồm thời gian thi công trước và tháo dỡ sau sự kiện)
- Các yêu cầu về thực phẩm và nước giải khát - Xem thêm: Vấn đề phục vụ tiệc trong tổ chức sự kiện
- Các nhu cầu về âm thanh, hình ảnh (bao gồm cả màn hình, mics, vv.)

4. Về truyền thông, quà tặng
- Mời các phóng viên, nhà báo
- Thiết kế thiệp mời cho khách
- In ấn các tài liệu và hạng mục cơ bản
- Quà tặng khách mời, trò chơi cho sự kiện và phân công người bảo vệ quà tặng. - Xem thêm: Quà tặng trong tổ chức sự kiện
- Bản tên BTC
- Các bảng hướng dẫn, chỉ đường

5. Về diễn giả, khách mời
- Xác định diễn giả
- Bài thuyết trình của họ
- Yêu cầu thêm của họ về set up, âm thanh,...
- Công cụ đếm người tham dự
- Bảng khảo sát ý kiến người tham dự

PHƯƠNG THANH
(Nguồn:  http://eventchannel.vn/home/index.php/event-can-ban/de-lap-ke-hoach-cho-viec-to-chuc-hoi-thao-hieu-qua.html)


Event Channel - Một góc nhìn khác về công việc của người làm công tác tổ chức và lên kế hoạch cho sự kiện. Công việc của họ bao gồm từ khâu sáng tạo trong chủ đề cho đến lựa chọn địa điểm và chuẩn bị về hậu cần. Tuy nhiên, dưới áp lực lớn thì đây là một công việc đầy thú vị và năng động.
Một người lập kế hoạch sự kiện hoặc phụ trách tổ chức sự kiện là những người chịu trách nhiệm cho tất cả các các công việc của lập kế hoạch, tổ chức và sau thông qua trên tất cả các cuộc họp, hội nghị hoặc các thông tin sự kiện và chi tiết hậu cần. những người lập kế hoạch sự kiện giám sát tất cả mọi thứ từ những việc quan trọng như quyết định chủ đề chương trình và thông tin liên lạc giữa agency và client, cho đến hậu cần, mua sắm, thuê mướn tất cả các dịch vụ và các sản phẩm có liên quan đến.


Sáng tạo Thông điệp

Bất kỳ sự kiện hội nghị, hay cuộc họp nào, các bước lập kế hoạch đầu tiên xoay quanh thông điệp hay mục đích của sự kiện đó. Trách nhiệm đầu tiên của người làm công tác lập kế hoạch là xác định chủ đề hoặc mục đích của sự kiện quan trọng. Mọi khía cạnh khác của sự kiện từ địa điểm và diễn giả, cho đến tiệc và thuê mướn thiết bị sẽ được xoay quanh thông điệp - chủ đề chính của chương trình.

Kỹ năng lập Ngân sách

Cùng với chủ đề, ngân sách của sự kiện là một thành phần quan trọng của mọi sự kiện. Người tổ chức sự kiện có trách nhiệm cung cấp cho các sự kiện về thời gian và trong phạm vi ngân sách. Các tổ chức phải đưa ra những quyết định quan trọng về việc phân bổ kinh phí sự kiện thường xuyên cân bằng quỹ sẽ có tác động lớn nhất. Một tổ chức sự kiện cũng thương lượng tỷ lệ từ các nhà cung cấp và nhà cung cấp đang được sử dụng cho sự kiện này.

Lựa chọn Địa điểm

Những người làm công tác tổ chức sự kiện có thể chịu trách nhiệm lựa chọn địa điểm nếu khách hàng yêu cầu. Họ phải nghiên cứu lựa chọn địa điểm phù hợp để làm nổi bật được chủ đề của sự kiện và thông điệp muốn gửi tới. Các nhà tổ chức phải đưa vào yêu cầu xem xét sự kiện bao gồm cả kích thước phòng, vấn đề phục vụ, còn trống ngày sự kiện diễn ra hay không, vận chuyển, vị trí, âm thanh ánh sáng, hình ảnh và thậm chí cả internet khi lựa chọn một địa điểm.
Người làm công việc tổ chức sự kiện còn phải có kỹ năng
lựa chọn địa điểm phù hợp

Quản lý Hậu cần

Sau khi xác định được thông điệp, ngân sách và lựa chọn địa điểm phù hợp, kế hoạch sự kiện phải tiến hành đặt các hạng mục sản xuất, thuê mua  và phối hợp tất cả các dịch vụ và thiết bị cần thiết cho sự kiện này. Điều này bao gồm các nhiệm vụ như phối hợp vận chuyển, đặt phòng khách sạn, đăng ký sự kiện, phòng thiết lập, chiếu sáng, điện, thiết bị trình bày và phục vụ. Trước chương trình bạn phải làm tốt công tác này để đảm bảo mọi hạng mục trong chương trình đầy đủ và theo kế hoạch.

Kỹ năng Báo cáo
Một người làm tổ chức sự kiện cũng phải chịu trách nhiệm báo cáo về sự kiện, không chỉ đến khách hàng mà còn với công ty và các cộng sự trong event đó. Báo cáo bao gồm báo cáo ngân sách, các kết quả khảo sát (survey), sự đáp ứng hài lòng và hiệu quả truyền thông thông qua sự có mặt của giới báo chí.

Năng lực người tổ chức

Một người tổ chức sự kiện hiệu quả sẽ được định hướng chi tiết theo các tiêu chí: có đầu óc tổ chức tốt, kỹ năng giải quyết vấn đề, có khả năng để làm việc trên thời hạn chặt chẽ và có kỹ năng giao tiếp đặc biệt. Các kế hoạch sự kiện phải có khả năng xử lý nhiều nhiệm vụ một cách hiệu quả dưới áp lực cao.

Môi trường làm việc

Người lập kế hoạch hay tổ chức sự kiện thường là những người đi nhiều theo các sự kiện của họ tổ chức hay những sự kiện mà họ biết đến. Họ làm việc trong một môi trường nhịp độ nhanh chóng và các thời hạn chặt chẽ, họ cũng dành nhiều thời gian trên các trang web ở các lĩnh vực khác nhau như địa điểm, bao gồm khách sạn, trung tâm hội nghị, văn phòng, hay các dịch vụ, công nghệ, sản phẩm,...
THU HÀ (theo www.ehow.com)
(Nguồn www.eventchannel.vn)

CÁC LOẠI BACKDROP THƯỜNG SỬ DỤNG 
TRONG TỔ CHỨC SỰ KIỆN


Event Channel - Trong tổ chức sự kiện, backdrop là một trong những hạng mục không thể thiếu. Bởi vì đây chính là phông nền của chương trình, những điều gì chương trình muốn thể hiện qua concept, qua theme hay qua thông điệp, thông tin quan trọng muốn gửi đến khách mời, backdrop chính là bộ mặt để thể hiện tất cả những điều này.

Có bao nhiêu loại backdrop được sử dụng trong tổ chức sự kiện? Cùng điểm qua một vài loại vật liệu thường được dùng nhé.

Backdrop in trên hiflex:
Thông thường chúng ta biết đến backdrop sử dụng trong các sự kiện là bạt hiflex, căng trên khung sắt. Đây là loại backdrop đơn giản nhất và chi phí cũng rẻ nhất. Chỉ việc thiết kế và in ra, sau đó bắn vít vào khung sắt và căng lên, dựng ở phía trên sân khấu. Backdrop này hình thức đẹp hay xấu chủ yếu dựa vào thiết kế của đơn vị tổ chức. In trên hiflex cũng có 2 hình thức in thuận và in ngược trên mặt bạt.
- Ưu điểm: dễ thi công, nhanh chóng, rẻ tiền
- Nhược điểm: khó sáng tạo vì vật liệu phổ thông, dễ bị rách nếu khung sắt yếu và đặt ngoài trời có gió lớn.
Backdrop bằng hiflex thông dụng nhất

Backdrop in trên PP
Backdrop in trên loại vật liệu này thì đẹp hơn về mặt hình thức vì chất liệu PP khá mịn và đẹp. Tương tự như in trên hiflex, chỉ cần xuất file thiết kế, đơn vị thi công sẽ in và dựng trên khung sắt. Backdrop dạng này ít được sử dụng hơn vì chi phí khá cao, bên cạnh đó là mặt hiệu quả về hình ảnh cũng không khác biệt nhiều so với hiflex nếu nhìn từ xa.
- Ưu điểm: hình ảnh in trên PP đẹp, mịn và backdrop bền hơn, khó bị rách nếu trong điều kiện có gió (với PP dày)
- Nhược điểm: đắt gấp đôi, thậm chí gấp 3 lần so với backdrop hiflex thông thường.

Backdrop bằng màn hình LED
Sử dụng backdrop này giúp cho người tổ chức và lên nội dung cho chương trình thỏa sức sáng tạo. Màn hình LED có thể thay đổi hình ảnh theo ý muốn, thường sử dụng trong các sự kiện biểu diễn hoặc có yếu tố sáng tạo. Trong các event thông thường, màn hình LED không được lựa chọn vì giá cao và khó bảo quản.
- Ưu điểm: hiệu ứng đẹp, độc đáo nếu biết cách thiết kế chương trình
- Nhược điểm: chi phí cao, khó bảo quản
Màn hình LED dùng làm backdrop

Backdrop là màn chiếu
Backdrop bằng màn chiếu được sử dụng trong các sự kiện cần chiếu các đoạn phim làm chi tiết "đinh" trong chương trình. Ví dụ quá trình thành lập của một công ty trong buổi tổng kết của công ty ấy và cần mọi người tập trung chú ý. Sử dụng backdrop này cần máy chiếu công suất lớn và màn chiếu cực rộng mà không phải đơn vị cung cấp nào cũng đáp ứng được.
- Ưu điểm: mới lạ, thu hút, dễ set up
- Nhược điểm: khó tìm kiếm đơn vị đáp ứng được yêu cầu về màn chiếu lớn và máy chiếu độ phân giải cao và đẹp.

Backdrop chất liệu mica
Backdrop chất liệu mica cũng không quá đắt tiền, nhưng khó khăn trong việc thi công và bảo quản, vận chuyển. Bên cạnh đó, với chất liệu này, bạn cần có những thiết kế đơn giản và ân tượng kết hợp cùng đèn led để làm nổi bật vì mica không cho phép bạn in lên như hiflex hay PP, nên những điều muốn thể hiện trong chương trình bạn cần phải gửi đến khách mời qua cách khác nếu muốn có một backdrop đơn giản và ấn tượng.
- Ưu điểm: đẹp, ấn tượng, chi phí không cao
- Nhược điểm: khó bảo quản, vận chuyển, khó thiết kế.
Backdrop chất liệu mica, đơn giản và ấn tượng
Backdrop bằng vải, giấy hoặc các vật liệu khác
Các loại backdrop kiểu này thường rất rẻ tiền nhưng đem lại sự mới mẻ, độc đáo về mặt hình ảnh cho sự kiện. Tuy nhiên, để sử dụng được các loại vật liệu này, cần phải có sự kết hợp khéo léo và sự phù hợp trong không gian sự kiện. Backdrop từ các vật liệu này phù hợp với các sự kiện nghệ thuật và mang tính thẩm mỹ cao.
- Ưu điểm: rẻ tiền, dễ thực hiện, dễ vận chuyển bảo quản
- Nhược điểm: đòi hỏi tính sáng tạo và khéo léo để kết hợp
THANH TUYỀN
 (Nguồn www.eventchannel.vn)

PHÂN TÍCH SWOT TRONG TỔ CHỨC SỰ KIỆN



Event Channel - Phân tích SWOT trước khi phát triển một kế hoạch tổ chức sự kiện để phát triển một chiến lược tối đa hóa các tiềm năng, thế mạnh và cơ hội của dự án của bạn và giảm thiểu tác động của những yếu kém và các mối đe dọa có thể ảnh hưởng đến kết quả cuối cùng là thành công của sự kiện.
Khái niệm phân tích SWOT trong kế hoạch marketing hẳn ai cũng đã từng nghe qua còn trong Tổ chức sự kiện thì ít người biết đến, nhưng phân tích SWOT trong tổ chức sự kiện cũng không kém phần quan trọng, nhiều công ty có hẳn phần mềm để phân tích yếu tố này.
Hãy đặt ra các câu hỏi trước khi bắt tay viết kế hoạch cho một sự kiện

- Tìm hiểu làm thế nào công ty quảng bá sản phẩm của mình (hay của khách hàng)
- Làm thế nào công ty muốn xây dựng / nâng cao hình ảnh gắn liền với sản phẩm của mình (còn được gọi là hình ảnh thương hiệu)
- Giá trị thị trường và thị phần của công ty và sản phẩm là gì?
- Các khách hàng của sản phẩm là ai?
- Các tính năng của sản phẩm là gì?
- Những lợi thế và nhược điểm của sản phẩm so với sản phẩm của đối thủ cạnh tranh là gì?

Tất cả các nghiên cứu này sau đó sẽ giúp bạn trong việc đưa ra một chiến dịch thực quảng cáo cho sự kiện doanh nghiệp của bạn.

Phân tích SWOT

Phân tích SWOT:

"S" là viết tắt của Strengths ( Điểm mạnh)
"W" là viết tắt của Weaknesses (Điểm yếu)
"O" là viết tắt của Oppotunities (Cơ hội)
"T" là viết tắt của Threats (Mối đe dọa)

Nó là một công cụ lập kế hoạch chiến lược được sử dụng để xác định và phân tích những điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và mối đe dọa liên quan đến dự án hay kế hoạch của bạn. Phân tích SWOT cũng có thể được thực hiện cho khâu tổ chức của bạn.

Điểm mạnh:
Đây là những đặc điểm, lợi thế của dự án/tổ chức của bạn và hữu ích trong việc đạt được mục tiêu dự án. Ví dụ như: cộng sự có kinh nghiệm, chất lượng sản phẩm/dịch vụ tốt, có các công cụ PR hiệu quả, thị trường tốt.

Điểm yếu:
Đây là những đặc điểm của dự án/tổ chức của bạn ảnh hưởng không tốt trong việc đạt được mục tiêu dự án. Ví dụ như: thiếu vốn, nhóm nghiên cứu trường hợp thiếu kinh nghiệm, thiếu các phương tiện truyền thông và công ty liên lạc,...

Cơ hội:
Đây là những yếu tố bên ngoài có ảnh hưởng đến dự án và mang lại một số lợi ích trong việc đạt được các mục tiêu của dự án. Ví dụ như: ít cạnh tranh, điều kiện kinh tế thuận lợi, thị trường phù hợp, hỗ trợ từ chính quyền địa phương, tính sẵn có của nhà nước của cơ sở hạ tầng,...

Nguy cơ:
Đây là những yếu tố bên ngoài gây ảnh hưởng lớn trong việc đạt được các mục tiêu của dự án. Ví dụ như: cạnh tranh cao, ít hoặc không có hỗ trợ từ chính quyền địa phương, thời tiết xấu, cơ sở hạ tầng kém,....

Tất cả những yếu tố kể trên là rất quan trọng trong việc tiến hành phân tích SWOT trước khi phát triển một kế hoạch sự kiện để phát triển một chiến lược tối đa hóa các tiềm năng, thế mạnh và cơ hội của dự án của bạn và giảm thiểu tác động của những yếu kém và các mối đe dọa.

Báo cáo phân tích

Sau khi tiến hành thị trường, đối thủ cạnh tranh, sản phẩm/dịch vụ nghiên cứu và phân tích SWOT, hãy làm một báo cáo chi tiết tất cả các công việc nghiên cứu được thực hiện. Tài liệu của công trình nghiên cứu là quan trọng để đánh giá sự kiện. Báo cáo phân tích của bạn cũng sẽ giúp bạn rất nhiều trong việc kêu gọi tài trợ cho sự kiện của bạn vì tính rõ ràng và khả thi của dự án, nhìn vào có thể thấy ngay được các nguy cơ và thuận lợi cũng như các hướng giải quyết vấn đề.

 (Nguồn www.eventchannel.vn)

TÂM PHAN: ĐIỀU LÀM NÊN MỘT EVENT MANAGER CHUYÊN NGHIỆP


Event Channel - Nhắc tới tên Tâm Phan, chắc hẳn cộng đồng Event không còn xa lạ, thậm chí cư dân mạng cũng biết đến chị như 1 hot blogger với những dòng hồi kí ấn tượng, blog của chị được không ít người đặt làm trang chủ hoặc đưa vào Bookmark pages.

Đặc biệt, chị là một người khá gắn bó với CLB dành cho những người tổ chức sự kiện F- Event, thường xuyên chia sẻ với các bạn thành viên về những tố chất để trở thành một người tổ chức sự kiện  thành công qua những cuộc "chinh chiến" trong ngành event tại nhiều quốc gia khác nhau. Nhân dịp chị về nước, Event Channel  đã chớp cơ hội này để trò chuyện với chị, dù đang rất bận nhưng chị cũng rất vui vẻ nhận lời.

Từng là chuyên viên nghiên cứu số liệu cho trung tâm tình báo của Anh với mức lương đáng mơ ước, tại sao chị lại bỏ nghề?

Hồi đó, công việc của mình tốn trí lực rất nhiều, làm việc với máy tính, phân tích data, nghiên cứu số liệu. Lương 1000$/tháng, nhưng không có thời gian để tiêu. Lúc đó mình mới thấm thía bài học tiền không mua được tất cả, sống một mình cô đơn trong Sài Gòn, mình cảm tưởng như bán cả cuộc sống cho công việc, không có giao tiếp xã hội, không có người thân người quen, không có tình cảm, mình như con rôbốt, thành công cụ để làm việc. Mình thèm được nghe tiếng hàng xóm cãi nhau, tiếng trẻ con khóc, đấy mới là âm thanh của cuộc sống chứ ngồi trên cả đống tiền không phải là sống. Cho đến khi nghe tin mẹ lâm trọng bệnh cùng lúc mình bị khủng hoảng tinh thần và quyết định về Hà Nội.

Chị Tâm Phan trong một Event
Chị Tâm Phan trong một Event

Về Hà Nội, chị làm gì?

Ý nghĩ ban đầu là tìm nghề được giao tiếp nhiều, không quan trọng lương. Mình đăng lên báo Vietnamnews, tôi có kinh nghiệm bằng cấp thế này, ngoại ngữ thế kia cần tìm việc PR, mặc dù không biết gì về PR (cười). Rất tình cờ mình được nhận làm sales trong 1 công ty truyền thông. Được 2, 3 ngày thì công ty có dự án lớn là làm PR cho Ngày Việt Nam tại Thụy Điển. Khi ấy, làm event này là Ánh Sao Việt, trực tiếp là chị Thảo trong Sài Gòn. Sau đó, chị Thảo ra Hà Nội làm việc với các bộ, ngành và cần một đầu mối ở Hà Nội. Lúc đấy thì ở Hà Nội có đúng một hãng PR của công ty mình và mình được cử đi.

Thực ra thì khi mới làm 1-2 event đầu tiên mình vẫn chưa quyết định chọn nghề event vì công việc không ổn định (không phải lúc nào cũng có event để làm). Tuy nhiên sau một số biến cố lớn, đặc biệt là sau sự ra đi mãi mãi của chị Thảo, mình đã suy nghĩ rất nhiều, rằng điều quan trọng không phải tính ổn định, không phải mức lương cao của công việc mà điều quan trọng là làm những gì mình thực sự đam mê và các khả năng cá nhân được phát huy tối đa trong nghề đó. Kể từ đó, mình bén duyên với nghề Event.

Điều làm nên một Event Manager chuyên nghiệp, thưa chị?

Cái gốc - Event concept là quan trọng hơn cả để từ đó phát triển ý tưởng, planning đều được thực hiện theo, nếu Concept lệch lạc hoặc không rõ ràng thì mọi kế hoạch cũng sẽ lệch lạc và tạo ra 1 sản phẩm Event không rõ mục đích, thậm chí không thể đánh giá được. Event Manager không bắt buộc phải là người viết Event Concept nhưng người đó đóng vai trò quan trọng trong việc tạo lập Concept của chương trình vì họ thấu hiểu mong muốn của khách hàng, có ý tưởng triển khai Event theo hướng nào để đạt được mục đích và soi xét các ý tưởng dưới con mắt của người dày dạn kinh nghiệm làm Event. Thêm vào đó, họ phải nắm chắc Concept để điều hành toàn bộ Event theo sát concept đó. Vì vậy, đó là tiền đề để Event Manager hướng người làm creative, viết proposal sáng tạo ra những concept" đi đúng đường ray".

Event Manager còn phải là một con người cực kỳ chi tiết, chu đáo. Mức độ chi tiết của sự kiện trong đầu của Event manager/leader sẽ thể hiện qua các khâu: từ đầu khi tự mình hình thành ý tưởng (đã chi tiết chưa? chi tiết đến mức nào?), khi thiết kế sự kiện cùng trợ lý và các nhà cung cấp, các nhà tài trợ, các bên liên quan (người nào biết việc người đó hay cùng nắm toàn bộ event?), cần yêu cầu những ai nắm rõ trong đầu toàn cảnh sự kiện khi mà nó chưa diễn ra (ngoài mình ra)? Nói tóm lại là chi tiết tới mức một nhân viên không biết gì về concept của event mình đang làm nhưng đọc action plan là hiểu mình phải làm gì, khi nào phải hoàn thành công việc.

Để tổ chức được một Event, người làm nghề tổ chức sự kiện có thể phải có rất nhiều kế hoạch chi tiết cho từng mảng như budget plan, PR plan, HR plan, logistics plan, time plan.. tất cả phải được phối hợp nhịp nhàng ăn khớp và nằm trong Master Plan. Các thủ tục hành chính, giấy phép phải được giải quyết ngay trong thời gian đầu, ngày giờ, địa điểm tổ chức Event phải được cân nhắc kỹ và chốt lại để các kế hoạch  theo đó được kiểm soát deadline. Rehearsal và Execution là tất yếu vì đó là kết quả của quá trình planning. Khi từng chi tiết hoàn hảo thì sẽ hợp lại một Event hoàn hảo.

Nền tảng để tổ chức một Event tốt, ngoài vai trò "tướng lĩnh" của Event Manager thì một Event Team có kỹ năng lãnh đạo, điều phối tốt góp phần làm nên thành công của sự kiện. Để có một Event Team phối hợp nhịp nhàng, ăn ý và phối hợp nhịp nhàng  Điều này tùy thuộc rất nhiều và kỹ năng lãnh đạo của Event manager.

Chị có thể chia sẻ thêm kinh nghiệm lãnh đạo, điều phối một Event Team không?

Nhiều khi người Event Manager không thể quản lý hết một Team lớn hàng trăm người, lúc đó phải có phương án chia họ thành nhiều team nhỏ, mỗi 1 team nhỏ phụ trách 1 mảng công việc riêng và có 1 team leader, ví dụ: Bộ phận hành chính chuyên lo các giấy tờ, giấy phép, hợp đồng (hợp đồng biểu diễn với các nghệ sỹ, hợp đồng với các thầu phụ, hợp đồng nhân sự, bộ phận logistics chuyên về đạo cụ, dựng biển báo poster, vận chuyển người & máy móc tới địa điểm. Bộ phận thiết kế chuyên về xây dựng ý tưởng, sáng tạo, theming, decor, bộ phận finance, bộ phận marketing, bộ phận planning..

Các team leader này phải được đào tạo, mô tả, hướng dẫn công việc cụ thể do nhóm mình phụ trách. Việc mô tả (Briefing) ở đây rất chi tiết bao gồm cả kỹ năng khích lệ nhân sự: mỗi nhân viên phải được nghỉ ngơi (15-30 phút) sau 4 tiếng làm việc liên tục, phải đảm bảo thức ăn đồ uống được cung cấp đầy đủ cho nhân viên. luôn tôn trọng ý kiến của từng cá nhân. tuyệt đối không tranh cãi, không thiên vị. hoàn thành công việc là ưu tiên số 1.

Việc khích lệ tinh thần của nhân sự rất quan trọng. Chỉ cần một nhân viên bất mãn cũng có thể làm hỏng một event. Tùy từng trường hợp cụ thể mà ta xử dụng "cây gậy" hay "củ cà rốt". Tuy nhiên, nguyên tắc bất di bất dịch là không bao giờ để ác cảm cá nhân xen lẫn công việc chuyên môn. Ví dụ một nhân viên "trông cái mặt trâng tráo thấy ghét" nhưng lại là người đưa ra những ý tưởng sáng giá nhất. Đừng hà tiện lời khen, một đóng góp nhỏ cũng cần được tuyên dương.

Chị Tâm Phan trong một hội thảo về nghề Event của CLB F-Event
Chị Tâm Phan nói chuyện trong một hội thảo về nghề Event của CLB F-Event

Những bài học quí giá thường được đúc rút từ thất bại. Với nghề Event, điều này có đúng không?

Thường thì là thế, nhưng không biết là có may mắn không, bản thân mình chưa tổ chức một Event nào thất bại hay gặp rủi ro, có lẽ cũng nhờ planning vô cùng chặt chẽ và kỹ càng. Hơn nữa mình không cho phép mình thất bại, những cái nhỏ thôi cũng phải thật hoàn hảo. Đó là tiêu chuẩn làm việc của mình và yêu cầu chung với các nhân viên.

Nghề Event đặc biệt ở chỗ "bạn chỉ có một cơ hội, hoặc thất bại hoặc thành công", Event không cho bạn cơ hội làm lại lần thứ hai. Chính vì vậy tất cả các khâu phải được thực hiện hoàn hảo 101% (kể cả back-up plan), hãy luôn tâm niệm "đánh 1 lần là phải thắng" nếu bạn tin vào điều đó thì bạn sẽ dốc hết tâm lực cho 1 event và bạn sẽ được phần thưởng xứng đáng. Tuy rằng những yếu tố khách quan (khủng bố, động đất, thiên tai...) cũng có thể làm hỏng một Event nhưng bạn không phải hối tiếc vì mình đã làm tất cả những gì khả năng con người có thể.

Nói về vấn đề back-up plan để có một Event "không thất bại", chị có thể chia sẻ thêm về điều này không?

Một điều hết sức quan trọng nhưng không phải ai cũng lưu ý đúng mức là khi lên kế hoạch cho một Event bao giờ cũng phải có plan B (contingency plan). Đây là điều bắt buộc đối với một người làm Event chuyên nghiệp. Khi lên kế hoạch, không điều gì được phép mơ hồ hay dựa theo cảm tính. bao giờ cũng phải có sự phân tích cụ thể, logic ở mọi góc cạnh. Ví dụ:
  • Một event ngoài trời gặp đúng ngày mưa bão - contingency plan phải làm sao thu vào bên trong nhà mà vẫn chương trình vẫn không bị hủy bỏ hay gián đoạn.
  • Một buổi concert bỗng dưng mất điện - contingency plan phải có máy phát điện dự phòng.
  • Một tiệc cưới khách đến quá đông so với dự tính - contingency plan phải có thức ăn/đồ uống dự trữ.
  • Một cuộc thi chạy marathon - contingency plan phải có thêm xe cứu thương phòng trường hợp một xe mới chở vận động viên đi bệnh viện mà một vận động viên khác bị trụy tim cần đi cấp cứu.
  • Một festival có nguy cơ bị khủng bố - contingency plan phải có cảnh sát chuyên nghiệp mặc thường phục trà trộn cùng khách tham gia.
  • Một fashion show người mẫu say xỉn - contingency plan luôn phải có người mẫu dự phòng để thay thế.
Theo chị, tiêu chí nào để đánh giá sự thành công của một sự kiện do một Event Manager tổ chức, và đằng sau những giọt mồ hôi nhọc nhằn, những trăn trở lo lắng cho từng sự kiện, người làm Event Manager được gì?

Mình cho rằng sự thành công của một sự kiện được đánh giá dựa trên những tiêu chí ban đầu do khách hàng đặt ra. Ví dụ: Sau một Product Launching Event đài báo đều đưa tin ấn tượng về sự kiện đó: 500 khách mời đều tham dự đầy đủ, feed back 98% hài lòng, sức mua tăng vọt, doanh số bán hàng tăng 200% v.v..

Đối với mình sự tung hô cho người làm Event là sự hài lòng khen ngợi của khách hàng, những tràng pháo tay dành cho người làm Event là những hợp đồng event tới tấp sau đó, làm quanh năm không hết việc, đó mới là giá trị thực của 1 người làm Event. Bản thân mình sau mỗi Event thành công là một niềm hạnh phúc, niềm hạnh phúc này không cần phải đăng báo, không cần được tung hô, đó là sự tự hào nghề nghiệp.

Rất cảm ơn chị vì đã tham gia phỏng vấn. Chúc chị ngày càng thành công hơn nữa với đam mê của mình.

THẮM(Nguồn www.eventchannel.vn)


QUẢN LÝ TỐT LỊCH TRÌNH TRONG TỔ CHỨC EVENT 
Event Channel - Đã đến giờ diễn ra sự kiện nhưng khách khứa chỉ mới lèo tèo vài người, người làm Event không biết có nên cho bắt đầu chương trình hay không; trong một hội thảo, diễn giả nói chuyện say sưa quá làm lố thời gian mà người làm Event không biết cắt như thế nào.
Đó chỉ là hai trong số các ví dụ làm ảnh hưởng đến tiến độ theo đúng kịch bản chương trình mà người làm Event còn ít kinh nghiệm sẽ thấy khó xử lý. Tuy nhiên thực tế là những việc như vậy có thể nằm trong tầm kiểm soát của người tổ chức sự kiện.
Ngàn lẻ một lý do trễ chương trình
Event thông báo là sẽ diễn ra lúc 8h, nhưng mãi đến 8h30 cũng mới có lèo tèo vài người đến - điều này thường xuyên xảy ra như "chuyện thường ngày ở huyện", nhất là ở Việt Nam. Luôn có những vị khách luôn đến trễ trong các sự kiện và họ gây cho bạn nhiều phiền toái: phải chờ đợi họ tới đông đủ để bắt đầu chương trình, việc đóng mở cửa, đi ra đi vào hay kéo ghế kê bàn... để tiếp đón những vị khách đến trễ gây ảnh hưởng đến không khí chung của sự kiện, nhất là trong các buổi hội thảo trang trọng.
Nhiều người làm Event thường chọn cách khắc phục là hẹn "trừ hao". Chẳng hạn chương trình diễn ra lúc 8h30 thì họ sẽ hẹn khách từ 7h30 đến 8h để chờ họ đến trễ là vừa. Đây là hạ sách vì vô hình chung tạo ra cho người tham dự một thói quen là đến trễ nửa tiếng so với giờ hẹn của Ban tổ chức vì họ tự nhủ: "Người ta mời 8h vậy thôi chứ chắc chắn 8h30 mới bắt đầu".
Một cách tốt hơn, đó là bạn ghi chú rõ thời gian diễn ra chương trình trong thư mời, chẳng hạn "Từ 8h00 - 8h30: Đón khách, 8h30 - 8h35: Khai mạc chương trình". Khách sẽ hiểu rằng bạn sẽ áp dụng đúng lịch trình này nên họ sắp xếp để tới trước thời gian diễn ra chương trình. Một cách khác, đó là bạn dành khoảng 10 - 15 phút đầu chương trình cho một tiết mục trò chơi nhỏ, giao lưu, làm quen... giữa các khán giả với nhau, vừa làm nóng chương trình lại vừa "nấn ná" một cách hợp lệ để chờ đợi những người tới hơi trễ một chút.
quản lý kịch bản tổ chức sự kiện
Hãy "tập" cho người tham dự sự kiện của mình đến đúng giờ thay vì phải chạy theo họ
Trong một buổi chuyên đề định kỳ hàng tháng do chúng tôi tổ chức, ban đầu người ta đến trễ khoảng 30 đến 45 phút. Một tháng sau đó, chúng tôi bắt đầu chương trình đúng giờ quy định và dành 15 phút làm nóng đồng thời đợi những người đến hơi trễ một chút, sau nửa tiếng, chúng tôi đóng cửa khán phòng và lịch sự từ chối những người đến trễ. Về sau người tham dự được chúng tôi "rèn luyện" cho tác phong đi đúng giờ, họ chỉ xê xích khoảng 5 phút so với thời gian diễn ra chương trình, vì vậy Event của chúng tôi diễn ra đúng giờ và có tính tập trung cao.
Để không bị "lố thời gian"
Trong nghề giảng dạy, những người làm giáo viên có một thuật ngữ dùng để chỉ việc đã hết tiết học nhưng bài của tiết vẫn chưa được dạy xong là từ "cháy giáo án". Trong tổ chức Event cũng có hiện tượng tương tự, thời gian diễn ra Event đã không kết thúc đúng hạn định, dẫn đến nhiều kết quả không hay: nhiều người lục tục ra về khi các hoạt động vẫn đang diễn ra sôi nổi, trả thêm tiền phòng cho nhà cung cấp địa điểm, trả thêm thù lao làm việc cho đội ngũ PG phải làm việc quá giờ... và quan trọng nhất là nó bộc lộ sự thiếu chuyên nghiệp trong kiểm soát lịch trình của người làm Event.
Để hạn chế tối đa những trường hợp "cháy giáo án" như thế này, người làm Event cần làm việc kỹ với những người liên quan như MC, diễn giả... để kiểm soát kỹ về giới hạn thời gian cho từng phần nội dung.
Phần hay nằm ngoài tầm kiểm soát nhất là phần nói chuyện của diễn giả, khách VIP. Chúng ta thường quy định cho họ một giới hạn cụ thể về thời gian phát biểu, tuy nhiên, do đôi khi cao hứng trình bày, hoặc do không tiên lượng trước thời gian trình bày một cách hợp lý, họ dễ làm cho chương trình bị lố giờ. Trong một buổi hội thảo có khoảng 5 diễn giả luân phiên trình bày các vấn đề, chỉ cần mỗi người nói chuyện lố 5 phút thì cũng đã làm cho chương trình kết thúc trễ gần nửa tiếng đồng hồ. Để hạn chế điều này, chúng ta nên cử ra một người hỗ trợ diễn giả kiểm soát thời gian nói bằng cách ra hiệu cho họ biết phần trình bày của mình sắp kết thúc. Trong rất nhiều Event, Ban tổ chức thường cho làm sẵn các bảng thông báo, trên đó ghi là 10 phút, 5 phút... và thống nhất về dấu hiệu này đối với các diễn giả. Khi có người ở cuối khán phòng đưa biển lên, diễn giả sẽ biết giới hạn thời gian còn lại dành cho mình và họ sắp xếp phần trình bày sao cho gọn gàng hơn để kết thúc đúng lịch trình.
Phần dành cho khán giả, chẳng hạn như trò chơi hay hỏi đáp cũng thường là phần khó kiểm soát về thời gian. Nhiều khán giả trình bày lòng vòng trước khi đi thẳng vào vấn đề cần đặt câu hỏi, nhiều người thì muốn đưa ra các ý kiến phản biện, tranh luận của mình... làm cho phần chương trình này bị kéo dài ngoài dự định. MC hay người điều phối cần được Ban tổ chức thống nhất trước về hướng tiếp nhận, giải quyết những câu hỏi, thắc mắc phù hợp và không phù hợp với chương trình, cách lái khán giả tập trung vào nội dung chính.
Với những sự cố như khách VIP, nghệ sĩ... không đến kịp để thực hiện các tiết mục văn nghệ hay tiết mục điểm nhấn của chương trình, người điều phối Event cần linh động đưa các tiết mục khác lên thay thế, tránh việc kéo dài chương trình gây mất thời gian. Để hạn chế điều này xảy ra, người làm Event nên đảm bảo là khách VIP, nghệ sĩ, nếu không xuất hiện từ đầu buổi thì cần phải đến trước lúc diễn ra chương trình ít nhất là 1 tiếng đồng hồ.
HOÀNG NGHIỆP
(www.eventchannel.vn)
 8 CÁCH GÂY CHÚ Ý KHI CÔNG BỐ THÔNG TIN SỰ KIỆN
Event Channel - Trong ngày tình trạng quá tải thông tin như hiện nay, việc công bố thông tin  sự kiện, nếu biết cách bạn có thể tận dụng các công cụ ít tốn kém mà hiệu quả cao, nhắm đến đúng đối tượng. Điểm qua 8 types giúp bạn có thể truyền thông cho sự kiện hiệu quả.
Trong ngày tình trạng quá tải thông tin như hiện nay, bạn phải biết các cách để làm cho sự kiện của mình gây chú ý với mọi người. Việc công bố sự kiện, nếu biết cách bạn có thể tận dụng các công cụ ít tốn kém mà hiệu quả cao, nhắm đến đúng đối tượng. 8 types giúp bạn có thể truyền thông cho sự kiện hiệu quả, xem thử bạn có thể áp dụng thế nào nhé.

1. Xác định mục tiêu chính của bạn. Bạn có muốn mọi người tham dự sự kiện, mua sản phẩm của bạn hay tham gia đóng góp cho sự kiện? Một khi mục tiêu của bạn đã rõ ràng, chắc chắn rằng tất cả các tài liệu phục vụ cho việc quảng bá về sự kiện sẽ hỗ trợ cho việc đó


2. Xác định và nghiên cứu đối tượng mục tiêu của bạn. Đây là những người sẽ phản ứng tích cực nhất thông điệp của bạn và tạo ra sự thúc đẩy có giá trị từ việc truyền miệng.

3. Tạo một trang web. Tìm một sinh viên đại học hay một thiết kế freelance tạo ra (và duy trì) các trang web miễn phí hoặc giá rẻ. Hãy thiết kế và chuyển hướng đơn giản, và có một người nào đó bên ngoài tổ chức của bạn kiểm tra các trang web và cung cấp thông tin phản hồi. Phương pháp tiếp cận các trang web tương tự và thiết lập các liên kết đối ứng.
4. Viết một thông cáo báo chí lôi cuốn, đầy đủ thông tin. Nắm bắt sự chú ý của người đọc với một tiêu đề hấp dẫn và đoạn đầu tiên, nhưng tránh phải viết nó như một bài quảng cáo. Nội sung phải bao gồm 5W  - What (ai), What (cái gì), When (khi nào), Where (ở đâu) và Why (tại sao). Đừng quên để các thông tin liên lạc của bạn và trang web.
5. Chuẩn bị một bộ dụng cụ phương tiện truyền thông. Để cho hiệu quả, nên có thông cáo báo chí, thông tin tổ chức, logo, nếu có thể, hãy in các bức ảnh, bản sao của bài viết về sự kiện của bạn, lời chứng thực từ những người nổi tiếng đã tham dự trước đó, và một thẻ kinh doanh. Viết một bức thư ngắn gọn, thông tin cá nhân để liên lạc, tạo thành một bộ presskit.
6. Phân bổ các phương tiện truyền thông của bạn cho đúng người. Đối với một sự kiện quy mô địa phương, hãy làm việc với các tờ báo và đài phát thanh, truyền hình ở tại địa phương đó. Hãy dành thời gian để nghe các ý kiến về cách tổ chức hoặc hình thức của sự kiện từ những người tiếp nhận, việc này sẽ giúp bạn có những điều chỉnh thích hợp cho việc quảng bá về event. Đối với việc truyền thông về các sự kiện có quy mô lớn hơn, hãy nhờ đến các công ty chuyên nghiệp trong lĩnh vực PR


7. Hãy tận dụng các mối quan hệ của mình để truyền thông đến các kênh như nhà hàng, quán cà phê, cửa hàng,.... Nếu có thể, hãy đề nghị họ mặc áo hoặc mũ có in logo về chương trình của bạn, kèm theo đó là slogan của chương trình hay các thông tin quan trọng. Đây là một trong những hình thức thiết thực và hiệu quả để truyền tải thông tin của bạn.
Để nhân viên của quán cafe hoặc nhà hàng mặc áo có
tên của sự kiện nhằm gây chú ý


8. Sử dụng Internet, mạng xẽ hội, blog để lan truyền một cách nhanh chóng và không tốn kém. Gửi e-mail thông báo và những Newsletter có thể dễ dàng chuyển tiếp đến người khác một cách cụ thể những gì bạn muốn người nhận biết đến. Kết nối  thông qua blog và nhóm thảo luận hoặc trở thành một phần của một trang mạng xã hội. Ở Việt Nam, bạn có thể xét đến các trang như Facebook, Google+, Zingme, Linkhay,...
PHƯƠNG THANH
(www.eventchannel.vn)